Accueillir vos stagiaires en formation
- 13/12/2022
- Guillaume Catinaud
Vous voulez débuter votre formation de la meilleure des manières possible, mais vous ignorez comment accueillir vos stagiaires lors de votre formation ?
Nous vous expliquons comment organiser l’accueil de vos stagiaires lors de votre formation. Nous vous donnons des astuces pour débuter ce moment dans les meilleures conditions possibles.
1 - L'intérêt de l'accueil
L’accueil est un des moments clés de la formation. Comme l’a dit David Swanson, « Vous n’aurez jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression ». De plus, c’est votre accueil qui donne le ton et la dynamique de votre formation. Il est donc important de le soigner pour lancer votre formation sur de bonnes bases.
« Vous n’aurez jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression ».
– David Swanson
2 - Les étapes de l'accueil
L’accueil comporte deux grandes étapes que nous allons passer en revue.
Avant la formation
La communication en amont :
- Communiquez l’ensemble des informations nécessaires au bon déroulement de la formation à vos stagiaires en amont de la formation (idéalement une à deux semaines avant le début de la formation) : lieu, dates, horaires, hébergement, restauration, moyens d’accès, etc.
- Rappelez également ce dont auront besoin vos stagiaires durant la formation : matériel, tenues, logiciels, etc.
- Restez disponible par téléphone ou par mail pour répondre aux éventuelles questions.
L’organisation avant l’arrivée des stagiaires :
- Préparez la salle : ordinateur, vidéoprojecteur, organisation des tables, chevalet avec nom des stagiaires, etc.
- Lorsqu’ils arrivent, accueillez individuellement chaque stagiaire : Accueillez-les avec un bonjour, proposez-leur de s’installer, voire d’aller chercher un café ou une boisson en attendant le début de la formation
- Vous pouvez également prévoir une petite collation pour rendre l’accueil plus convivial et donner une chance à vos stagiaires d’échanger entre eux avant le début de la formation.
En début de formation
Commencez par vous présenter ainsi que votre organisme de formation. Proposer ensuite à vos stagiaires de se présenter. Pour cela vous pouvez proposer un classique tour de table ou un ice breaker (une activité brise-glace), permettant d’apprendre à se connaître de manière originale. Cela va également vous permettre de vous adapter si certains expriment une crainte ou une difficulté.
Pour impliquer vos stagiaires dès le début, demandez à chacun d’écrire ses attentes par rapport à la formation et ses objectifs de réussite. Vous pouvez éventuellement leur faire exprimer leur avis à haute voix, en les interrogeant un par un. Cette étape peut se dérouler au moment de la présentation des stagiaires ou suite à la présentation des objectifs et contenus de formation (cela permettra aux stagiaires de mieux cibler ce qui sera vu durant la formation et d’adapter leur demande).
Poursuivez avec l’annonce des règles de vie (ou contrat pédagogique) et des objectifs et contenus de la formation. Prenez ensuite le temps de présenter les (principaux) outils que vous allez utiliser durant la formation. Rappelez-vous que vos stagiaires ne sont pas forcément familiers avec ces outils. Pour rendre le processus plus simple, vous pouvez créer et distribuer une fiche explicative.
Pour finir, réalisez une évaluation diagnostique. Celle-ci vous permettra de vérifier le niveau de connaissance et compétences de vos apprenants en début de formation et d’adapter votre intervention le cas échéant.
Ces différentes étapes ne sont qu’une trame que nous vous proposons et sur laquelle vous pouvez vous appuyer pour débuter vos formations.
3 - Les astuces pour faciliter l'accueil de vos stagiaires en formation
Nous vous proposons quelques astuces ci-dessous pour vous aider :
- Un mot d’ordre : « anticiper ». Préparer votre accueil à l’avance est une manière de vous rassurer car vous saurez comment agir. De l’autre côté, le stagiaire sera également rassuré de vous voir confiant.
- Accueillez chaque stagiaire individuellement en le saluant et en échangeant avec lui. Vous instaurerez un climat de confiance grâce à cet échange. Vous pouvez également préparer une petite collation afin de finir d’instaurer le climat de confiance et de rassurer encore une fois vos stagiaires.
- Restez vous-même, si vous êtes plutôt blagueur, n’hésitez pas à faire une blague afin de détendre l’atmosphère. Cela ne fonctionne pas que pour l’humour. Si vous êtes très organisé, appuyez-vous sur votre planning. Vous rattacher à un élément de votre personnalité vous rassurera puisque vous êtes à l’aise.
- Le recueil des attentes n’est pas obligatoire mais il est fortement conseillé ! Il vous permettra d’impliquer vos stagiaires dès le début de la formation. Ils pourront alors s’exprimer sur leurs attentes, leurs besoins mais aussi leurs craintes. Il est important qu’ils se sentent écoutés pour s’épanouir pleinement dans la formation.
Et pour finir, respirez un bon coup, vous êtes également là pour profiter de ce moment avec vos stagiaires !
